5 خطوات لكتابة الإيميل بشكل احترافي
طريقة كتابة الإيميل سواء باللغة العربية أو الإنجليزية لا تختلف كثيرًا عن بعضها البعض في خطواتها، لكن يجمعهم 5 خطوات مهمة في طريقة كتابتهم للإيميل، وهي كالآتي:
1- قدم التحية المناسبة
ضع في اعتبارك دائمًا عند كتابتك إيميل رسمي بالبدء بتحية مناسبة تنم على أنك شخص محترف، وبقياس مدى معرفتك بالشخص المتلقي، ستحدد مدى الرسمية التي ستكون عليها هذه التحية، فعلى سبيل المثال إذا كنت تعرف القارئ جيدًا، ولكن تحكمكم بيئة عمل أو سيكون هناك أكثر من شخص متطلع على هذا الإيميل، فمن الأفضل أن تقوم بتحية رسمية.
Dear [Name]
أما إذا كانت طبيعة العلاقة بينكم سطحية وتريد أن تبني علاقات معه مستقبلًا، فاجعل حديثك أكثر رسمية.
[Dear Mr./ Ms. [Last Name
وإذا كانت علاقتك بالشخص المتلقي غير رسمية فلا بأس من جعل التحية ودودة أكثر من ذلك.
Hello [Name]
وفي حالة عدم التأكد من وجود الاسم، يمكنك استخدام المسمى الوظيفي للشخص أو الجهة التي تخاطبها.
Dear Hiring Manager/Team
لكن في حالة إذا كنت تقوم بالرد على بريد إلكتروني مرسل إليك، فمن الأفضل أن تبدأ كلامك بملاحظة شكر مثل Thank you for your prompt reply، أي أنك تشكره على رده السريع مما يجعل هذه المراسلات أكثر ودية واحترافية.
2- اشرح هدفك بوضوح
كن حريصًا دائمًا على جعل الهدف من الإيميل واضحًا للشخص القارئ، لذلك اجعل جملك قصيرة ومفهومة وابدأ بمناقشة الموضوع الرئيسي مباشرًة، لأن عادًة ما يتم مناقشة وقراءة البريد الإلكتروني في الاجتماعات، ومن الجمل التي من الممكن أن تساعدك في الدخول إلى صلب الموضوع مثل “I am writing to enquire about” “أنا أكتب من أجل الاستفسار عن”، أو “I am writing in refence” “أكتب بالإشارة إلى”، إذا كان الإيميل الخاص بك يتطلب إجراء معين من الشخص المتلقي، فقم بتوضيح ذلك له من خلال ذكر عبارات مثل “Hope you please look into this” “أرجو أن تنظر في هذا”.
3- استخدم المفردات المناسبة
بسبب اختلاف المجالات المتعددة لأغلب الصناعات والأعمال التجارية والمهنية في سوق العمل، يتطلب منك أن تكون على دراية بأهم المفردات والمصطلحات الدارجة بطبيعة ونوع العمل، على سبيل المثال عند كتابة بريد إلكتروني من أحد متخصصي ريادة الأعمال، بالتأكيد سيكون مختلف تمامًا عند كتابته من أحد المهندسين المدنيين، لذلك يجب مراعاة البحث عن المفردات الخاصة بمجال عملك استخدامها بالطريقة الصحيحة.
4- اجعل مضمون رسالتك موجزًا
صممت رسائل الإيميل بطريقة معينة لتساعد قارئها بالاطلاع عليها سريعًا، لذا اجعلها مباشرة وموجزة وواضحة قدر الإمكان، كذلك بسبب قصر محتوى رسالتك تجعلها خالية من الأخطاء الإملائية خاصة عند كتابتها من خلال متحدثي اللغة الإنجليزية كلغة ثانية.
ولكن لا تدع حرصك على أن تجعل الرسالة قصيرة أن تصبح وقحًا أو حادًا، احرص على أن تكون نبرتك إيجابية من خلال ختم كلامك بطريقة مهذبة مثل “Thank you for your consideration” “أشكركم على اهتمامكم” أو “I look forward to hearing from you” “أتطلع إلى الاستماع منكم”.
5- ضع خاتمة مهذبة
لا شك أن الخاتمة للبريد الإلكتروني تعتبر من أهم الخطوات التي يجب الحرص على أن تكون مكتوبة بشكل احترافي وبطريقة مهذبة، فيجب أن تنهي حديثك بعدة كلمات وجمل مثل “Regards” “تحياتي”، “Kind regards” “أطيب الأمنيات”، “Best regards” “تحياتي الحارة”، وقبل أن تقوم بإرسال البريد الإلكتروني، تأكد من أن تقوم بالتصحيح والتدقيق اللغوي مرة أخيرة لإصلاح أي أخطاء إملائية.
من المعتاد أن يتضمن الإيميل توقيع خاص بك، قم بإنشاء توقيعك الذي يحتوي على اسمك الكامل وشركتك ودورك الوظيفي ووسائل التواصل معك خارج بريدك الإلكتروني.
