نصائح هامة عند كتابة الإيميل الرسمي
1. لا تنس أن تبدأ الإيميل بالتحية المناسبة إذا كانت رسمية أم غير رسمية، اختر الطريقة الملائمة حسب الجهة المتلقية للبريد الإلكتروني.
2. لا تبدأ محتوى الإيميل بجملة أو فقرة غامضة حتى لا تربك الشخص القارئ، وتأكد من توضيحك لسبب التواصل معه.
3. قم بالتوضيح عن الهدف من الإيميل في خانة الموضوع، فمن الضروري أن يعرف الطرف المتلقي سبب ارسال الإيميل.
4. في حالة إذا كان مضمون الرسالة طويل بعض الشيء تجنب أن يكون بمقطعٍ واحد، إذ يفضل أن يكون مكون من فقرتين أو ثلاث فقرات وليس فقرة واحدة فقط.
5. لا تستخدم الاختصارات والكلمات والمصطلحات العامية التي قد تكون غير مفهومة للبعض، رسائل البريد الإلكتروني تتطلب الاحترافية بمستوى معين من اللغة الرسمية.
6. حاول أن تختصر دائمًا في عرضك للموضوع الذي تناقشه قدر الإمكان، وتجنب الإطالة بدون داعٍ مثل كتابة مقدمة إيميل طويلة.
7. تذكر دائمًا أن تكون ودودًا ولطيفًا في حالة كان الإيميل يشتمل على طلب بتنفيذ أمر ما أو يتطلب القيام بالعمل، قم بإضافة “من فضلك” أو “بعد إذنك” لتوضيح للطرف الأخر مدى تهذيبك واحترامك له.
8. في حالة كان الإيميل المرسل يشتمل على ملف في المرفقات “Attachment”، قم بلفت انتباه القارئ إلى ذلك الملف داخل مضمون الرسالة، حتى يقوم بتحميله والنظر فيه.
9. كن مهذبًا وتنجب السخرية والفكاهة بدون داعي فهذا قد يساء فهمه بكل سهولة، وتذكر أنه في حالة قمت باستخدام الرموز التعبيرية “Emojis”، أنها مناسبة فقط للرسائل غير الرسمية.
10. تعلم التفرقة بين استخدام النسخة الكربونية “Cc” والنسخة الكربونية العمياء “Bcc”، وظيفة حقل “Cc” هو أنه يمكنك كتابة أكثر من عنوان بريدي لعدة أشخاص تريد إرسال نفس الرسالة لهم في وقت واحد كما أنهم يمكنهم جميعًا الاطلاع على خانة “Cc” ومعرفة باقي العناوين، أما “Bcc” فهو يستخدم عند إضافتك عناوين بريدية وترغب في إرسال نفس الرسالة لهم، ولكنك لا تريد لهذه العناوين أن تظهر للآخرين، عكس “Cc”.
11. اهتم بتنسيق الخط ليكون واضحًا ومريح للعين أثناء قراءته، فعادًة ما يكون الخط الأساسي للإيميل صغيرًا جدًا، لذلك احرص على أن يكون الحجم مناسبًا وأكثر وضوحًا وتجنب استخدام الألوان والزخارف الخطية.
12. عند انتهائك من كتابة الإيميل بالخطوات التي تم ذكرها، لا تنسى التأكد من صحة العناوين البريدية المرسل إليها، وتحقق من أنك قمت برفع الملفات المطلوبة الصحيحة.
13. تعمد كتابة عبارة شكر في نهاية حديثك وأضف توقيع لك في نهاية البريد الإلكتروني يتكون من بياناتك وجهات الاتصال بك وبالنهاية قم بقراءة الإيميل أكثر من مرة لتصحيح الأخطاء الإملائية قبل الضغط على خيار الإرسال.
طرق كتابتك لرسالة البريد الإلكتروني لا تعبر عنك أنت فقط، فهي تعطي انطباعًا عن مستوى الخبرة لديك بسوق العمل وما هو منصبك الوظيفي الذي تستحقه، من خلال القدرة على التعبير عن أهدافك بالطريقة الصحيحة وبالكلمات الدقيقة والمناسبة.
